PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM MANAJEMEN STRATEGIS

9 Jan

Menurut James A. Stoner, manajemen adalah suatu proses perencaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Sedangkan strategi adalah sebuah rencana yang komprehensif yang mengintegrasikan segala resources dan capabilities untuk mencapai tujuan jangka panjang serta untuk memenangkan kompetisi (Oktarina, 2012)

Dalam sebuah literatur, manajemen strategis adalah perencanaan jangka panjang yang bertumpu pada analisa kekuatan dan kelemahan perusahaan serta prospek yang menyangkut peluang dan tantangan di masa depan dan merupakan suatu sistem pengelolaan aspek-aspek manajemen dalam leval strategi yang formulasi dan implementasi keputusan strategi dari suatu organisasinya merupakan suatu proses yang panjang dan melibatkan seluruh sumber daya manusia (Sutoko, 2012). Proses ini juga berguna untuk membantu organisasi dalam mengidentifikasi apa yang ingin mereka capai, dan bagaimana seharusnya mereka mencapai hasil yang bernilai.

Dari ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa eksistensi sumber daya manusia sangatlah penting dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Sumber daya manusia dapat dikatakan sebagai seseorang yang merencanakan, melaksanakan, dan menilai, dan mengevaluasi seluruh rencana manajemen strategis dalam suatu organisasi.

Organisasi tentu saja memiliki tujuan yang mungkin berubah setiap periode, semua organisasi tentu menginginkan perubahan ke arah yang lebih baik. Tujuan organisasi dapat dicapai apabila sumber daya manusia dalam organisasi tersebut memiliki komitmen terhadap tujuan tersebut untuk melaksanakan strategi-strategi yang telah dibuat sebelumnya. Organisasi juga tentunya akan menghadapi perubahan karena lingkungan yang terus berubah.

Dalam pelaksanaannya, regenerasi sumber daya manusia akan terus berlanjut dan mungkin saja pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi tersebut hilang karena orang-orang yang memiliki pengetahuan tersebut berhenti bekerja atau pindah kerja.  Pengetahuan merupakan modal yang dapat menjadi pendukung efektivitas dan efisiensi suatu organisasi, dan apabila pengtahuan tersebut hilang, maka organisasi mungkin saja harus memulai dari awal lagi untuk menransfer pengetahuan yang sudah ada sebelumnya terhadap sumber daya manusia yang baru bergabung dengan organisasi tersebut.

Oleh  karena itu, dibutuhkanlah suatu manajemen pengetahuan (knowledge management) yang dapat membuat kualitas dari sumber daya manusia semakin baik dari masa ke masa serta agar setiap pengetahuan yang dimiliki oleh sumber daya manusia dalam suatu organisasi dapat terakomodasi secara tepat dan dapat dimanfaatkan di kemudian hari.

Pengertian knowledge management menurut Harvard College (1999) adalah suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan.

Saya akan mencoba membahas penerapan knowledge management di Keluarga Mahasiswa Teknik Industri (MTI). MTI merupakan sebuah himpunan atau organisasi mahasiswa yang beranggotakan mahasiswa Teknik Industri dan Manajemen Rekayasa Industri ITB yang memiliki basis utama pada keprofesian dan kekeluargaan dalam menjalankan organisasinya.

MTI sebagai organisasi kemahasiswaan tentunya memiliki visi dan misi yang menjadi landasan bagi anggotanya untuk bergerak. Namun, seluruh sumber daya di dalamnya juga memiliki aspirasi untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan dalam beraktivitas di MTI.

Jembatan antara visi dan misi serta aspirasi anggota MTI dapat dilakukan dengan cara membuat program kerja. Untuk menyusun program kerja tentunya diperlukan sumber daya, platform, timing program kerja, dan knowledge. Setiap tahunnya, MTI tentu saja akan kehilangan beberapa anggotanya karena lulus. Hal tersebut memungkinkan adanya pengetahuan yang hilang. Saat ini, MTI belum memiliki sistem manajemen pengetahuan yang baik, padahal setiap tahunnya tentu saja MTI menginginkan adanya perbaikan dalam setiap aspek organisasi dari tahun sebelumnya.

Karena belum ada sistem knowledge management yang baik, maka dapat dianalogikan bahwa proses knowledge management yang ada di MTI sekarang adalah seperti gambar di bawah ini.

Gambar SEQ Gambar \* ARABIC 1 . Kondisi Knowledge management MTI

Dalam gambar di atas, kurva S menggambarkan sumber daya manusia dari tahun ke tahun. Knowledge digambarkan dengan garis berwarna merah yang menggambarkan bahwa pengetahuan organisasi dari tahun ke tahun tidak berkembang. Secara individu maupun tim, sumber daya manusia di MTI belajar dengan cepat dan banyak, namun knowledge MTI tidak tumbuh. Sehingga, kesalahan yang sama dalam menjalankan organisasi mungkin akan berulang pada tahun kepengurusan selanjutnya.

Hal yang tentunya diinginkan untuk mencapai perbaikan dari tahun ke tahun, dapat digambarkan pada kurva di bawah ini.

Gambar SEQ Gambar \* ARABIC 2 . Kondisi Knowledge management yang diharapkan

Jika knowledge management diterapkan dengan baik, maka knowledge akan terus bertambah dari tahun ke tahun. Penerapan knowledge management sendiri memiliki beberapa keuntungan bagi MTI, diantaranya adalah:

  1. Dapat menghemat waktu dan biaya. Adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik akan memudah MTI menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya. Laporan pertanggung jawaban kepengurusan, notulensi rapat, ataupun laporan pertanggung jawaban proker-proker besar apabila dibaca dan diterapkan dengan baik oleh generasi sesudahnya, tentu akan memberikan pembelajaran. Hal-hal yang menjadi hambatan akan dapat mudah di atasi oleh generasi berikutnya dan diharapkan kesahalan yang sama tidak terulang.
  2. Peningkatan aset pengetahuan. Jika proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan meningkat, maka kreativitas dan inovasi dapat terdorong lebih luas sehingga seluruh anggota MTI dapat meningkatkan kompetensinya.
  3. Peningkatan produktivitas dalam menjalankan organisasi juga akan terlaksana apabila pengetahuan yang sudah ada digunakan ulang atau bahkan dikembangkan untuk mengerjakan suatu program kerja.

Menurut Purnama, 2011, proses knowledge management dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

  1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi/ perusahaan, seperti desain suatu produk (atau dalam kasus MTI adalah program kerja), proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
  2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database.

Di MTI sendiri sebenernya sedang dibiasakan budaya sharing antar angkatan agar pengetahuan dapat dibagikan. Sharing ini dapat dilakukan secara formal dalam maupun tidak formal. Namun, tidak adanya pendokumentasian sharing atau publikasi dari hasil sharing seringkali membuat pengetahuan hanya berputar di suatu perkumpulan tertentu saja.

  1. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Proyek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap anggota organisasi. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
  2. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Proyek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau desain ulang proses dengan menjadikan lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
  3. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam proyek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

Untuk menerapkan knowledge management tentu saja dibutuhkan suatu sistem yang mendukung hal tersebut. Menurut Purnama (2011), sistem manajemen pengetahuan dibagi ke dalam dua modul utama, yaitu direktori pengetahuan dan transfer pengetahuan. Direktori pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan, sedangkan transfer pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk mendukung proses-proses penyebaran pengetahuan terjadi, seperti pelatihan, forum diskusi, artikel, chattingemail, kontak langsung kepada pakar. Sehingga sistem tersebut dapat diterapkan dalam bidang apa saja, sesuai dengan interest dari satu kelompok atau organisasi yang menerapkannya.

Fenomena yang terjadi di tahun 2012 ini adalah maraknya penggunaan teknologi informasi seperti website ataupun jejaring sosial sebagai sumber informasi tercepat. Hal ini dapat digunakan oleh MTI sebagai media untuk menerapkan knowlegde management tersebut. Saat ini MTI telah memilikiwebsite yang dapat dijadikan sumber knowledge management. Sebaiknya website tersebut dikelola dengan baik.

Laporan-laporan pertanggung jawaban, evaluasi program kerja, notulensi rapat, dokumentasi seluruh kegiatan MTI, pengarsipan karya atau tulisan, artikel dan opini anggota MTI, serta informasi-informasi kegiatan MTI lainnya dapat diunggah ke dalam website. Sehingga apabila website tersebut dapat dikelola dan di maintain dengan baik maka seluruh dokumen akan dapat diakses dan dibaca ulang oleh seluruh anggota MTI.

Diharapkan, dengan sistem manajemen pengetahuan yang baik, pengetahuan anggota MTI dari tahun ke tahun akan membaik pula sehingga dapat membuat organisasi dapat berjalan lebih baik dari tahun sebelumnya dan pelaksanaan rencana manajemen strategis dalam organisasi pun akan berjalan dengan baik.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: