MANFAAT MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM ORGANISASI BISNIS

MANFAAT MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM ORGANISASI BISNIS

 

Latar Belakang  

Di zaman sekarang ini perkembangan kemajuan teknologi dan pengetahuan sangatlah bermanfaat bagi kepentingan suatu organisasi. Maka dari itu kita harus mengetahui bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia. Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon masyarakat terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya.

Manajemen merupakan suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan.

Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia.

Manajemen pengetahuan merupakan proses/kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.

Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam suatu organisasi.

Sejarah Manajemen Pengetahuan

Pemikiran mengenai manajemen pengetahuan berkembang dan digunakan sejak tahun 90-an. Para peneliti dan pakar mengenai manajemen pengetahuan yang mulai meneliti dan mengkaji secara akademis pada tahun 70-an diantaranya Peter Ducker , kemudian di akhir 80-an Karl-Erik Sveiby , serta Nonaka dan Takeuchi pada 1990.

Manajemen Pengetahuan dalam perkembangannya banyak dipengaruhi oleh perubahan waktu, ekonomi, sosial, dan teknologi . Di era perdagangan bebas dunia sekarang ini membuat kesempatan baru dan meningkatan kompetisi yang merupakan tantangan bagi organisasi-organisasi, terutama organisasi bisnis . Untuk meningkatkan produktifitas dan keuntungan organisasi bisnis memanfaatkan perkembangan teknologi dan teknologi jaringan. Manajemen pengetahuan pun sempat diidentikan dengan teknologi informasi  .

Menurut Gupta dan Govidrajat (2000) dalam penelitiannya menyangkal pernyataan tersebut . Gupta dan Govidrajat berpendapat bahwa yang paling menentukan dalam keefektifan manajemen pengetahuan yaitu kondisi ekologi sosial organisasi yang meliputi budaya, struktur, sistem informasi, sistem penghargaan, proses, manusia, dan kepemimpinan . Saat ini manajemen pengetahuan sangat diminati oleh organisasi bisnis . Menurut sebuah studi di tahun 1997, walaupun baru 28 % perusahaan terbesar di Amerika Serikat dan Eropa mengaku sudah menerapkan manajemen pengetahuan, 50 % lainnya sedang bersiap-siap melaksanakannya, dan 93 % mengatakan sudah membuat rencana. Tiga tahun setelah itu sebuah studi lain menunjukkan bahwa 50 % dari perusahaan-perusahaan besar di dunia telah menerapkan manajemen pengetahuan. (Smith dan Farquar dalam Putu Pendit, 2000)

Dalam perkembangannya  manajemen pengetahuan tidak lepas dari perkembangan pengetahuan. Donald Clark  membagi sejarah pengetahuan ke dalam empat kategori, yaitu:

1. Tehnologi.
2. Era.
3. Paradigma.
4. Struktur Pengetahuan.

Konsep pemahaman pengetahuan memunculkan 5 kerangka dasar . Masing-masing pokok tidak menggantikan yang lainnya, tetapi saling membangun dalam membentuk sejarah manajemen pengetahuan . Untuk itu perlu dipahami lima kerangka dasar dalam sejarah manajemen pengetahuan, yaitu: Lahirnya Industri Pengetahuan-1960, Era Informasi-1973, Gelombang Ke-tiga-1980, Masyarakat Informasi-1982, Dua Belas Pokok Ekonomi Baru.

Kelahiran Industri Pengetahuan-1960

Peningkatan pekerja yang berpendidikan  juga memacu revolusi industri yang memunculkan prosedur yang lebih rumit pada pekerjaannya. Sebagian dari prosedur ini memerlukan lebih dari sekedar menyerap informasi secara sederhana agar mampu melaksanakan, namun mereka memerlukan keterampilan . Dan sebagian dari keterampilan ini, tidak mudah diajarkan ke yang lainnya karena mereka memerlukan pengetahuan tacit .

Dengan prosedur yang lebih rumit dalam menyelesaikan setiap pekerjaan, jumlah pekerjaan tulis menulis meningkat, sehingga manajemen dokumen semakin dibutuhkan .

Kemudian, dengan banyaknya ketentuan-ketentuan baru dalam  proses  yang berlaku bagi pekerjaan dan penyiangan arsip untuk menjejaki proses tersebut mengakibatkan ditemukannya teknik manajemen ilmiah (scientific management) yang diciptakan untuk membantu mengorganisir dan membuat pekerjaan semakin efisien.

Definisi Manajemen Pengetahuan

Dalam mendefinikan Manajemen Pengetahuan (MP), Megan Santosus dan Jon Surnaz menyatakan dalam makalahnya yang berjudul ;  “The ABC’s of Knowledge Management”. Mereka menyatakan:“Unfortunately, there’s no universal definition of KM, just as there’s no agreement as to what constitutes knowledge in the first place. For this reason, it’s best to think of KM in the broadest context” (tidak ada definisi manajemen pengetahuan yang universal, sama halnya dengan tidak adanya kesepakatan seperti apa yang membuat pengetahuan menjadi hal utama. Karena itu Menejemen Penegtahuan atau Knowledge Management sebaiknya dipikirkan pada konteks yang lebih luas) .

Manajemen pengetahuan didefinisikan oleh mereka  sebagai keseluruhan proses membangkitkan nilai organisasi dari modal intelektual organisasi dan aset berbasis pengetahuan. Kebanyakan, usaha pembangkitan nilai dari asset tersebut melibatkan seluruh karyawan, departemen-departemen, divisi-divisi dan bahkan perusahaan lain dalam berbagi untuk menemukan praktik yang terbaik. Mereka juga mengungkapkan bahwa penting dicatat bahwa definisi tersebut sama sekali bukanlah teknologi. Ketika manajemen pengetahuan sering difasilitasi oleh teknologi informasi, tidak berarti teknologi adalah manajemen pengetahuan .

Sebagai seorang ahli manajemen pengetahuan, Karl Eric Sveiby menyatakan tidak menyukai istilah “manajemen pengetahuan” . Menurutnya, pengetahuan adalah kecakapan manusia, tidak ada yang bisa mengelola kecuali oleh individunya sendiri . Menurutnya manajemen pengetahuan adalah seni menciptakan nilai dari aset tak berbentuk (intangible asset).

James Boomer dalam artikelnya Finding Out What Knowledge Management Is- And Is’n’t(Accounting Today, New York: Aug 9-Aug 22, 2004.Vol.18, Iss. 14; pg. 22, 2 pgs),  mengartikan manajemen pengatahuan sebagai berikut:

“Knowledge management is a process to embrace knowledge as a strategic asset to drive sustainable business advantage and promote a “one firm” approach to identify, capture, evaluate, enhance and share a firm’s intellectual capital.”

(Suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan “sebuah perusahaan” untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan membagi modal intelektual perusahaan adalah Manajemen Pengetahuan )

Pengertian mana yang termasuk  menjadi manajemen pengetahuan  dan yang bukan merupakan manajemen pengetahuan dibedakan oleh James Boomer. Menurutnya yang termasuk manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

• Sistem berorientasi  pada orang, proses, dan prosedur.
• Fokus pada meningkatkan pencapaian bisnis .
• Jangka panjang, inisiatif yang berkelanjutan .

 

Dan yang bukan termasuk manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

• Sistem berorientasi  pada teknologi.
• Teknologi tunggal atau teknik yang dapat memecahkan permasalahan Manajemen

pengetahuan.

• Sebuah acara perayaan.

Dalam penulisan ini  menggunakan definisi manajemen pengetahuan yang ditulis oleh Rebecca O. Barelay dan Philip C. Murray karena pemahamannya yang dekat dengan kegiatan organisasi bisnis. Mereka mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai aktifitas bisnis yang meliputi dua aspek:

1. Treating the knowledge component of business activities as an explicit concern of business reflected in strategy, policy, and practice at all levels of the organization.

(Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas bisnis sebagai suatu perhatian bisnis secara jelas yang dicerminkan dalam strategi, kebijakan, dan praktk pada semua level (tingkatan) organisasi .)

2. Making a direct connection between an organization’s intellectual assets — both explicit[recorded] and tacit [personal know-how] — and positive business results.

(Membuat koneksi langsung antara aset intelektual organisasi –baik eksplisit (terekam) dan tacit (pengetahuan pribadi)- dan hasil bisnis positif).

Pemahaman tersebut memberi pemahaman yang jelas tentang manajemen pengetahuan dan posisi teknologi informasi dalam manajemen pengetahuan . Dengan demikian, diketahui bahwa teknologi hanyalah sebuah alat dan manajemen pengetahuan membutuhkan teknologi untuk efektivitas praktiknya .

Pengertian Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda . Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti . Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang  .

Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan .

Pengertian Knowledge Management menurut para ahli antara lain:

• Menurut Bassi, Knowledge Management is the process of creating, capturing and using knowledge to enhance organizational performance.
• Menurut Blake, Knowledge Management is the process of capturing a company’s collective expertise wherever it resides- in databases, on papers, or in people’s head- and distributing it to wherever it can help produce the biggest payoffs.
• Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi . Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut . Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.
• Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implicit . Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur . Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implicit . Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat .
• Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation . (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi . Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan norma-norma .

 

Pengertian knowledge management dari perspektif proses/teknologi :

• Knowledge management adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan .
• Knowledge Management System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi .
• Knowledge Management adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif .

• Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia . Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi .

Dapat diambil suatu kesimpulan bahwa knowledge management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut.1 Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop dan lain-lain .

Makna dari Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management adalah untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien, efektif dan terarah.

Yang perlu diperhatikan dari pengertian knowledge management adalah bahwa knowledge management bukan tentang memanajemen atau mengorganisasi buku, jurnal, men-search internet untuk customer atau menyusun material untuk disirkulasikan . Tetapi hal ini adalah bagian dari proses knowledge management. Kemudian inti dari knowledge management ada tiga, yaitu sumber daya manusia, teknologi, budaya pembelajaran/ berbagi pengetahuan .

Memahami Pengetahuan

Untuk memperlihatkan hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan, Tuomi pada tahun 2000 mengumpulkan definisi – definisi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Spek,R.v.d and Spijkervet, A. mendefinikan dalam  Knowledge Management : Dealing Intelligently with knowledge. Utrecht : Kenniscentrum CIBIT, 1997. h. 21,

Data adalah simbol yang belum diinterpretasi, informasi adalah data yang sudah diberi makna, dan pengetahuan adalah sesuatu yang memungkinkan orang memahami.

1. Davenport, T.H. Information Ecology  mendefinikan dalam : Mastering the Information and  Knowledge Environment. New York : Oxford University Press, 1997, h. 9,

Data adalah hasil observasi terhadap dunia luar, informasi adalah data yang mengandung relevansi dan tujuan penggunaan, dan pengetahuan adalah informasi  yang memiliki nilai atau kegunaan.

1. Sveiby, K.E. mendefinikan dalam The New Organizational Wealth : Managing and Measuring Knowledge – based Assets. San Fransisco : Berret- Koehler, 1997, h. 42,

Informasi tidak bermakna, tetapi menjadi  pengetahuan  yang bermakna setelah diinterpretasikan.

1. Wig, K.M, Knowledge Management Foundation : Thingking about Thingking – How People and Organizations Create, Represent and Use Knowledge. Arlington, TX :Schema Press, 1993, h. 73,

Informasi terdiri dari fakta dan data yang terorganisasi untuk menggambarkan situasi dan keadaan tertentu, sementara pengetahuan terdiri dari kebenaran dan keyakinan, perspektif dan konsep, penilaian dan harapan, metodologi dan know how

1. Nonaka, I and Takeuchi, H. The knowledge Creating Company : How Japanese Company Create the Dynamics of Innovation. Oxford : Oxford University Press, 1995, h.58,

Informasi berawal dari suatu aliran pesan – pesan bermakna, tetapi lalu menjadi pengetahuan setelah komitmen dan keyakinan muncul akibat dari pesan – pesan tersebut

Dapat diambil suatu kesimpulan dari definisi-definisi yang tersebut diatas mengenai data , informasi dan pengetahuan  sebagai berikut ;

• Data ;

Merupakan suatu kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian atau hal tanpa konteks dan penafsiran . Data disebut juga sebagai data mentah, karena bentuk fakta maupun angka tersebut tidak bermanfaat bagi yang menggunakannya apabila ia tidak mempunyai nilai dan makna. Data merupakan bahan baku yang harus diolah dan disusun terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga berubah sifat dan fungsinya menjadi informasi. Untuk itu, data dapat diubah menjadi informasi dengan menambah nilainya melalui konteks, kategorisasi, kalkulasi, koreksi, dan pengendapan .

• Informasi ;

Adalah data yang diorganisasikan atau dikelola sehingga mempunyai arti . Informasi dikemas sebagai sebuah pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang terdengar atau terlihat (audio visual) dan bertujuan untuk mengubah cara pandang penerimanya terhadap sesuatu, yang berpengaruh pada penilaian dan tingkah laku. Selanjutnya, informasi yang terdiri dari data yang sudah diolah akan memiliki nilai dan mulai bermanfaat bagi yang menggunakannya.

• Pengetahuan ;

Informasi yang telah memiliki nilai dan kegunaan disebut Pengetahuan . Pengetahuan merupakan  pemahaman seseorang yang didapatkannya dari informasi. Pengetahuan tidak terletak pada informasi, akan tetapi terletak pada diri seseorang. Karena dengan didukung oleh pengalaman yang dimiliki seseorang itu, maka informasi yang semula telah tersedia selanjutnya dikembangkan dan terus dilakukan pembaharuan hingga akhirnya terbentuk menjadi sumber pengetahuan .

Pengetahuan adalah kebiasaan, keahlian atau kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar.

Seseorang memperoleh pengetahuan melalui konteks (pengalaman) dan pemahaman . Manakala orang mempunyai konteks, seseorang dapat merangkai berbagai hubungan dari pengalaman . Semakin besar konteks, semakin besar variasi pengalaman yang bisa ditarik darinya . Semakin besar orang memahami pokok perihal, semakin orang bisa menenunjukkan pengalaman masa lalu (konteks) ke dalam pengetahuan baru dengan menyerap (absorbing), melakukan (doing), berinteraksi (interacting), dan berefleksi (reflecting) .

Menurut Cleveland (1982) pemahaman adalah suatu rangkaian dari data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan (wisdom) .

Data muncul sepanjang riset (research), penciptaan (creation), pengumpulan (gathering), dan penemuan (discovery) . Informasi mempunyai konteks . Data diubah menjadi informasi dengan mengorganisasikannya sedemikian rupa sehingga kita dapat dengan mudah membuat kesimpulan . Data juga diubah menjadi informasi dengan “menampilkannya”, seperti membuatnya dalam bentuk visual atau audio  .

Pengetahuan mempunyai kompleksitas pengalaman, yang disebabkan oleh cara pandang yang berbeda. Inilah alasan kenapa pendidikan dan pelatihan menjadi sulit . Orang tidak bisa mengharapkan pengetahuan seseorang berpindah ke yang lain.

Pengetahuan dibangun sejak awal mula oleh pembelajar sepanjang pengalaman . Informasi itu statis, tetapi pengetahuan adalah dinamis seperti hidup dalam diri kita . Kebijaksanaan adalah tingkatan pemahaman yang terakhir . Sama halnya dengan pengetahuan, kebijaksanaan beroperasi di dalam diri . Kita dapat berbagi pengalaman yang menciptakan bangunan untuk kebijaksanaan . Bagaimanapun, kebijaksanaan perlu dikomukasikan dengan berbagai pemahaman dalam konteks pribadi pendengar daripada dengan membagi pengetahuan .

Informasi dan data berhadapan dengan masa lalu . Mereka didasarkan pada pengumpulan fakta dan penambahan konteks . Pengetahuan berhadapan dengan masa kini. Dan kebijaksanaan berhadapan dengan masa depan untuk memprediksi dan desain apa yang akan dilakukan. Seringkali, perbedaan antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan tidak begitu jelas . Jadi pembedaan antara masing-masing istilah lebih menyerupai arsiran abu-abu, ketimbang putih dan hitam (Shedroff, 2001) .

 Fungsi Pengetahuan

Pengetahuan didefinikasikan sebagai, “a fluid mix of framed experience, contextual information, values and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information” oleh Davenport dan Prusak (1998).  Dari definisi tersebut dapat ditarik dua hal yaitu:

Adanya isi: ” a fluid mix of framed experience, contextual information, values and expert insight”. Ini meliputi sejumlah hal yang kita miliki, seperti pengalaman, kepercayaan, nilai-nilai, bagaimana kita merasakan, motivasi, dan informasi .

Menggambarkan fungsi atau tujuan pengetahuan, ” that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information”. Hal ini sejalan dengan definisi pengetahuan yang diungkapkan John Locke (1689) yaitu “knowledge is the perception of the egreement or disagreement of two ideas”.

Jadi setiap kita mempunyai suatu kerangka (gagasan pertama) yang kita gunakan untuk mengevaluasi pengalaman baru (gagasan kedua ).

Fungsi Pengetahuan oleh Achterbergh dan Vriens ( 2002)    mempunyai dua komponen utama yaitu ;

1. Pengetahuan menyajikan semacam dasar untuk isyarat penilaian, yang pada gilirannya, memungkinkan untuk melakukan tindakan .
2. Peran pengetahuan dalam menghasilkan tindakan yang tepat adalah bahwa pengetahuan menyajikan dasar untuk menyampaikan tindakan yang memungkinkan, mempertimbangkan apakah tindakan yang sesuai dengan hasil yang diharapkan, menggunakan pertimbangan tersebut dalam memilih, untuk memutuskan bagaimana tindakan harus dimplementasikan dan untuk benar-benar mengimplementasikan tindakan tersebut .

Bentuk-bentuk Pengetahuan

Peter Drucker dalam The New Realities (1966) menyatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, dengan menjadikannya dasar untuk bertindak atau dengan membuat individu (atau institusi) mampu dari yang lain atau lebih efektif bertindak.

Untuk menggunakan pengetahuan sehingga dapat berfungsi seperti yang Peter Drucker katakan, kita perlu memahami bentuk-bentuk pengetahuan karena masing-masing pengetahuan membutuhkan perlakuan yang berbeda pula ketika memanfaatkannya .

Michel Polanyi (1966) membedakan pengetahuan dalam dua bentuk yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit .

Pengetahuan eksplisit atau terkadang disebut pengetahuan formal bisa disampaikan dalam bahasa, juga termasuk nomor dan kata, tanda matematika, spesifikasi, manual, dal lainnya . Pengetahuan eksplisit juga siap disebar pada yang lainnya . Selain itu pengetahuan eksplisit bisa dengan mudah diproses oleh komputer, alat elektronik, atau basis data penyimpanan .

Pengetahuan tacit yang tersimpan dalam pengalaman individu dan faktor-faktor tak berwujud, seperti kepercayaan pribadi, perspektif, dan sistem nilai . Pengetahuan tacit susah untuk diartikulasikan dengan bahasa formal. Isinya mencakup pemahaman pribadi, intuisi, dan firasat . Sebelum dikomunikasikan pengetahuan tacit harus diubah dalam bentuk kata-kata, model, atau angka-angka yang dapat dipahami . Ada dua dimensi dalam pengetahuan tacit, yaitu:

1. Dimensi Teknis (prosedural).

Ini meliputi segala hal informal dan ketrampilan yang sering diberi istilah know-how.

2.  Dimensi Teori:

Terdiri dari model kepercayaan, persepsi, ideal, nilai-nilai,  mental yang mengakar dalam diri kita begitu saja. Meskipun mereka tidak bisa dilafalkan dengan mudah, dimensi ini membentuk cara kita merasakan dunia sekitar.

Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.

Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :

• Kegiatan belajar anggota – anggotanya .
• Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).

Pemahaman tradisional menyangkut peran pengetahuan pada organisasi bisnis, pengetahuan tacit kerap kali dipandang sebagai kunci nyata untuk melaksanakan sesuatu dan menciptakan nilai baru, bukan pengetahuan ekplisit .

Dalam Knowledge Praxis yang buat oleh Rebeca O Barclay dan Philip C Murray menyatakan membedakan arti dari pengetahuan tidaklah terlalu penting . Tidak menjadi soal apakah suatu prosedur tertulis atau tenaga ahli yang menyediakan solusi terhadap masalah tertentu, sepanjang hasil dicapai positif .

Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki pandangan lain tentang pengetahuan. Mereka mengelompokkan knowledge (pengetahuan) menjadi 3 jenis yaitu;

•  Tacit knowledge

Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan atau disusun dalam bentuk tertulis . Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge . Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk dikodifikasikan . Biasanya pengetahuan ini terkumpul melalui pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan . Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik dan lain sebagainya).

• Explicit Knowledge

Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan . Jadi biasanya telah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur pengetahuan jenis ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer ke pihak lain.

• Shared Knowledge

 Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas .

Bagaimanapun, mengamati bagaimana pengetahuan diperoleh dan bagaimana kita dapat menerapkannya -apakah tacit atau eksplisit- supaya mencapai hasil positif yang memenuhi persyaratan bisnis adalah suatu isu sangat penting dan berbeda .

 Proses Pembentukan Pengetahuan

Nonaka dan Takeuchi (The Knowledge Creating Company, 1995; 63-69) lebih lanjut mendiskusikan empat gaya konversi atau ciptaan pengetahuan yang diperoleh dari kedua macam pengetahuan:

Gambar 1. Empat gaya konversi pengetahuan

Sosialisasi

Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu . Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama, seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama – bukan melalui tulisan atau instruksi verbal . Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain.

Dalam prakteknya, sosialisasi dilakukan melalui kegiatan penangkapan pengetahuan lewat kedekatan fisik seperti interaksi antara pimpinan dan pegawai, pimpinan dengan pimpinan, pegawai dengan pegawai .

Ekternalisasi

Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok  tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci .

Pertama, artikulasi pengetahuan tacit  yaitu konversi dari tacit ke eksplisit , seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misalnya dokumen, manual, dsb .

Kombinasi

Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks . Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:

1. Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru, termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data – data tersebut .
2. Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung .
3. Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, data pasar, dsb .

Internalisasi

Terakhir, internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi . Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengelolaan pengetahuan tersebut . Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi . Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung . Contoh melalui program pelatihan . Kedua, penguasaan

pengetahuan eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.

Pada dasarnya Manajemen Pengetahuan (MP) atau Knowledge Management (KM) adalah kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan dan inovasi . Secara teknis Manajemen Pengetahuan muncul karena dorongan teknologi yang memungkinkan orang merekam dalam bentuk teks, tulisan, gambar dan sebagainya . Tapi akarnya tidak hanya teknologi, MP muncul karena orang mau mengaitkan antara inovasi dikelompok manusia, baik yang komersial dan non komersial dengan pengetahuan. Bagaimana menyimpan apa yang sudah kita ketahui merupakan konsep yang sudah lama ada, sejak manusia mulai bisa mendokumentasikan sesuatu. Tetapi MP saat ini merupakan konsep gabungan dari teknologi, yang ingin merekam segala hal, ditambah keinginan untuk menggabungkan perubahan antara belajar, perubahan dan inovasi.

Ketiga hal itu yaitu belajar, perubahan dan inovasi merupakan sesuatu ada disegala bidang baik komersial maupun sosial . MP dalam arti mengelola pengetahuan sudah ada sejak dulu. Tetapi sebagai proses yang mengkaitkan ketiga hal tersebut mulai muncul sejak tahun 1970-an setelah infrastruktur jaringan cukup baik untuk digunakan tukar menukar data.

Model Pendekatan Manajemen Pengetahuan

Karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan . Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS) .

Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tigacabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology) . Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi .

Berdasarkan model pendekatan di atas, peneliti akan memberikan batasan dari knowledge management sebagai berikut :

 

 

Gambar 2. Batasan manajemen pengetahuan

 

Karl-Eric Sveiby mengidentifikasi manajemen pengetahuan dengan dua aktivitas yaitu:

1)  Manajemen Informasi, dimana pengetahuan dipandang sebagai obyek yang dapatdiidentifikasi dan ditangani dengan sistem informasi. Aktivitas ini membutuhkan teknologi informasi dalam pelaksanaannya.

2)   Manajemen Manusia, dimana pengetahuan dipandang sebagai proses, struktur kompleksketerampilan yang dinamis, pengetahuan tentang bagaimana cara, dan lainnya yang beru bah secara konstan.

Lebih lanjut Rebbeca O. Barclay dan Philip C. Murray mengembangkan pendekatan di atas dengan membagi tiga pendekatan dalam manajemen pengetahuan:

• Pendekatan mekanistik .

Pendekatan mekanistik dikarakterisasikan dengan penerapan teknologi dan sumber daya untuk melakukan yang lebih baik . Asumsi utama pendekatan ini mencakup:

• Akses lebih baik ke informasi adalah kunci, meliputi pengembangan cara mengakses dan temu balik dokumen (menghubungkan hypertext, database, pencarian teks, dan lainnya).
• Teknologi networking secara umum (terutama intranet), dan groupware khususnya, menjadi    kunci pemecahan .
• Secara umum, teknologi dan meninggikan volume informasi akan menyelesaikan pekerjaan.

Pendekatan ini relatif mudah diterapkan oleh organisasi mengingat teknologi dan teknik sudah dikenal umum dan mudah dipahami . Namun pendekatan ini mempunyai kekurangan terutama dalam hal penanganan volume informasi yang menggunung, sehingga dampaknya akan sulit terukur ketimbang model kertas tradisional.

• Pendekatan budaya atau perilaku;

Pendekatan Budaya atau perilaku mengartikan  manajemen pengetahuan sebagai isu manajemen, sehingga merupakan substansi dari proses re-engineering dan manajemen perubahan. Teknologi meskipun penting untuk pengelolaan pengetahuan eksplisit, namun bukanlan solusi . Pendekatan ini lebih memusatkan pada kreativitas dan inovasi (organisasi pembelajaran) daripada pengungkitan sumber daya pengetahuan eksplisit atau mempekerjaan pengetahuan eksplisit . Asumsi pendekatan ini meliputi:

• Perilaku organisasi dan kultur perlu diubah secara dramatis. Dalam lingkungan informasi yang intensif, organisasi menjadi relatif tidak berfungsi untuk mencapai sasaran bisnis .
• Perilaku keorganisasian dan kultur dapat diubah sehingga teori perilaku sering dilibatkan dalam sistem.
• Proses menjadi yang utama, bukan teknologi.
• Tidak ada apapun yang berubah kecuali jika seorang manajer merubahnya .

Namun hasil yang dicapai oleh pendekatan budaya/perilaku ini tidak mungkin bisa menopang, terukur, kumulatif, atau direplika oleh karyawan secara menyeluruh . Selain itu hubungan antara manfaat bisnis dan strategi budaya seringkali tidak jelas .

• Pendekatan sistematik .

Pendekatan sistematis mempunyai asumsi-asumsi sebagi berikut:

• Hasil menjadi lebih utama, bukan teknologi atau proses atau definisi pengetahuan.
• Sumber daya tidak bisa dikelola kecuali jika diberi model, dan banyak aspek pengetahuan organisasi yang dapat diberi model sebagai sumber daya eksplisit .
• Solusi dapat ditemukan dalam berbagai teknologi dan disiplin, dan metode analisa tradisional dapat digunakan untuk mengujui ulang kealamian pekerjaan pengetahuan dan memecahkan masalah pengetahuan .
• Isu Budaya penting, tetapi juga harus dievaluasi sistematis . Karyawan mungkin perlu atau tidak perlu diubah, tetapi kebijakan dan praktek kerja harus diubah, dan teknologi dapat diterapkan dengan sukses untuk permasalahan pengetahuan bisnis .
• Manajemen pengetahuan adalah komponen manajemen yang penting, tetapi bukan  merupakan disiplin dan aktivitas milik eksklusif para manajer saja.

Prinsip-prinsip Manajemen Pengetahuan  (MP)

Prinsip-prinsip didalam Manajemen Pengetahuan  disebut tacit dan eksplisit.

1. Pengetahuan Tacit / Tacit Knowledge: adalah pengetahuan yang bersifat tak terlihat, tak bisa diraba kecuali disampaikan (eksplisit) .

Jenis pengetahuan tacit :

• Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui .
• Tacit yang ada di dalam  sekelompok orang.

Yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu . Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola, mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya . Ini terjadi karena diantara mereka ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis . Pengetahuan tacit semacam ini sebanarnya banyak dimiliki oleh  masyarakat, yang disebut pengetahuan yang tertanam di dalam hubungan antar manusia.

Dan pengetahuan semacam ini biasanya disebut trust atau kepercayaan. Saling percaya dan solider menjadi bagian dari pengetahuan . Paradigma lama berpikir bahwa pengetahuan tidak ada hubungannya dengan solidaritas dan norma-norma . Tapi sekarang makin terbukti bahwa hubungan itu ada .

2. Pengetahuan Eksplisit.

Jika pengetahuan yang sifatnya tacit ini kemudian dikeluarkan, ditulis atau direkam, maka sifatnya lantas menjadi eksplisit . Bentuk pengetahuan eksplicit ini berupa  :

• Bentuk eksplisit yang dimiliki secara pribadi. Biasanya dalam bentuk catatan, buku harian, alamat teman, fotokopi dan segala bentuk eksplisit yang disimpan perorangan secara pribadi .
• Bentuk eksplisit yang dipakai bersama-sama oleh sekelompok orang dalam bentuk tulisan tangan sampai internet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang di-share atau        dibagikan agar dapat dikses oleh banyak pihak.

 

 Gambar 3. Explicit dan Tacit Knowledge

 

Kegiatan Manajemen Pengetahuan atau MP adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dari eksplisit jadi tersimpan. Semua proses-proses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, sosial, politik dan lain-lain. MP mengurus dalam konteks inovasi, perubahan dan dokumentasi.

Dengan memahami 4 pola penciptaan dari Manajemen Pengetahuan, maka organisasi perlu menyadari bahwa pengetahuan awalnya eksis di masing-masing individu dan agar menjadi milik organisasi, maka organisasi harus memfasilitasi, mendukung, dan menstimulasi pengetahuan individu menjadi pengetahuan organisasi melalui dialog, diskusi, berbagi pengalaman, dan observasi .

Dalam penelitian-penelitian mengenai manajemen pengetahuan mengungkapkan pentingnya organisasi mengembangkan pengetahuan sebagai aset agar mampu menghadapi persaingan . (Caniero, 2000; Lee, 2001; Rowley, 1999 ). Penelitian mengenai Manajemen Pengetahuan yang dilakukan oleh  Caniero (2000) memberikan pemahaman bahwa Manajemen Pengetahuan dibentuk dari berbagai karakteristik personal dan pengembangan personal. Manajemen Pengetahuan membentuk keputusan-keputusan stratejik, dan dari keputusan-keputusan stratejik terbentuklahmarket knowledge dan competitors knowledge. Market knowledge membentuk usaha-usaha inovatif dan menghasilkan inovasi sedangkan competitors knowledge membentuk usaha-usaha kompetitif dan menghasilkan daya saing.

Lee pada tahun 2001 melakukan penelitian dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan memahami peran knowledge sharing pada kesuksesan outsourcing proyek sistem informasi (SI) .

Ada empat variabel yang digunakan dalam pengujian ini yaitu ;

• knowledge sharing (tacit and explicit knowledge),
• organizational capability,
• partnership quality,
• outsourcing success.

 

Semua variabel independen (knowledge sharing, organizational capability, partnership quality)memberikan pengaruh yang kuat pada variabel dependent (outsourcing success) . Penelitian ini memberikan gambaran bahwa knowledge sharing mampu menjadi salah satu faktor anteseden dalam kerjasama lintas fungsi . Knowledge sharing antara organisasi dengan service providers bisa dianalogikan sebagai knowledge sharing antar anggota tim karena organisasi dengan service providers bekerja sama dalam tim untuk mengembangkan sistem informasi.

Mengacu dari hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh berbagai akademisi menunjukkan bahwa MP memegang peranan penting dalam kehidupan organisasi . Kemampuan organisasi untuk mengeksplorasi kekayaan pengetahuan yang eksis di setiap anggota organisasi, kemudian mengumpulkannya menjadi knowledge-base, dan memanfaatkannya secara efektif akan membantu mempercepat akselerasi organisasi. Kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan, memanfaatkan, dan mendaya gunakan pengetahuan secara efektif akan menjadi sumber utama keunggulan kompetitif organisasi.

Manajemen Pengetahuan Sebagai Keungulan Kompetitif.

Sumber kekuatan internal organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh pesaing manajemen pengetahuan . Pengetahuan eksis disetiap individu  dan masing-masing individu mempunyai pengetahuan yang berbeda satu sama lainnya. Para pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai oleh perusahaan .

Sebagai sumber daya bagi suatu organisasi , sebaiknya organisasi mengelola manajemen pengetahuan dengan baik. Studi yang dilakukan oleh Davenport at. el. (1998) mengindentifikasikan empat tahapan yang perlu dilakukan suatu organisasi agar Manajemen Pengetahuan dapat menjadi sumberdaya stratejik ;

1. Pengetahuan dapat disimpan.

Data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar mudah ditelusuri bila dibutuhkan . Bagi pengetahuan yang sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan menjadicodifiedlexplicit knowledge . Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan organisasi untuk menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan .

2.  Pengetahuan mudah diakses .

Setiap anggota organisasi mempunyai aloes yang sama terhadap knowledge base organisasi. Agar proses aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan antar anggota, organisasi perlu memfasilitasi dengan memanfaatkan teknologi misalnya video conference, jaringan internet dan intranet, telepon, dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai ruang perpustakaan sehingga anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan terbaru melalui buku-buku, jurnal-jumal, dan media cetak .

Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan prosedur yang memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota organisasi lain yang mempunyai pengetahuan.

3.  Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi

Lingkungan eksternal berubah dengan cepat akibatnya organisasi harus senantiasa berdaptasi . Kemampuan organisasi untuk beradaptasi perlu dukungan pengingkatan pengetahuan . Organisasi perlu menciptakan lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan pengetahuan . Temuan Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi struktur organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas anggota organisasi . Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan pengetahuan kepada knowledge base organsiasi . Penghargaan yang diterima dapat berupa peningkatan kompensasi maupun promosi pangkat/jabatan .

4.  Mengelola pengetahuan sebagai asset .

Dalam organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang berwujud . Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut . Pengetahuan, merupakan aset tidak berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud yaitu dapat diukur . Skyrme dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa pengetahuan (knowledge) dapat diukur dengan menggunakan balanced scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam balanced scorecard merupakan proses aktivitas manajemen pengetahuan. Meskipun ada debat dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan sebagai aset.

Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu mengkoordinasi dan mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional dan kapabilitas dalam bentuk dan cara barn sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Dengan memiliki sumberdaya intelektual yang superior, organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan dan mengeksploitasi sumberdaya tradisonal lebih baik daripada pesaing meskipun sumberdaya tersebut tidak unik dan mudah ditiru . Pengetahuan dapat dikategorikan sebagai sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan untuk keunggulan kompetitf yang tahan lama .

Pengetahuan, terutama tacit knowledge, berpotensi menjadi sumberdaya yang unik dan sukar ditiru . Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya, tacit knowledge tidak dapat diperdagangkan dalam bentuk siap pakai . Untuk meniru tacit knowledge organisasi, pesaing setidaknya memiliki pengalaman yang serupa dan untuk mendapatkannya memerlukan waktu yang lama . Untuk mempertahankan keberlangsung keunggulan kompetitif, organisasi dapat melakukan dengan menambah pengetahuan baru . Gabungan pengetahuan lama dan baru menciptakan keunikan baru yang akhirnya menciptakan kesempatan untuk melakukan sinergi pengetahuan .

Pengetahuan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang tahan lama bila organisasi mengetahui lebih banyak akan sesuatu dibandingkan pesaing. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya yang dapat berkurang saat digunakan, pengetahuan justru akan meningkat pada saat digunakan. Pengetahuan yang semakin sering digunakan akan semakin bernilai bagi organisasi.

Dengan menjadikan manajemen pengetahuan menjadi keunggulan kompetitif organisasi sebaiknya Manajemen Pengetahuan dimanfaatkan  dan diterapkan secara nyata oleh perusahaan. Bentuk konkrit penerapan adalah mengembangkan strategi organisasi berbasis pengetahuan . Strategi yang berbasis pengetahuan diharapkan mampu lebih mengeksplorasi keunikan yang dimiliki organisasi .

Strategi Organisasi berbasis pengetahuan

Konsep SWOT (streghts, weakness, oppurtunities, dan threats) sudah lama dikenal oleh praktisi maupun akademisi . Rerangka SWOT menjelaskan dan menganalisis kapabilitas internal perusahaan, tercermin dalam kekuatan dan kelemahan, yang berhubungan dengan kesempatan dan ancaman lingkungan organisasi . Organisasi disarankan untuk melakukan tindakan-tindakan strategis untuk mendayagunakan kesempatan, mengurangi kelemahan, meminimalkan ancaman, dan mengkapitalisasi peluang . Strategi organisasi dapat dilihat sebagai tindakan untuk menyeimbangkan keadaan doernal organisasi dengan kapabilitas internal organisasi .

Dominasi analisis SWOT ditandai dengan penggunaan model five forces milik Porter. Model yang dikembangkan Porter (1980) lebih terfokus pada kemampuan perusahaan menganalisis kekuatan lingkungan eksternal perusahaan yang dapat memunculkan kesempatan dan ancaman . Mangacu pada five forces Porter, industri sangat terstruktur sehingga memudahkan perusahaan melakukan penetrasi ke suplier dan pelanggan, dan mencegah masuknya pesaing barn dan produk substitusi. Strategi menjadi  sekedar memilih industri yang tepat dan melakukan positioning dalam industry tersebut strategi generik yang dipilih yaitu biaya rendah (low cost) atau diferensiasi produk(product differentiation).

Menurut Zack (1999), model five forces Porter lebih menekankan keunggulan industri daripada keunggulan perusahaan sehingga keunikan dan keunggulan perusahaan tidak tergali . Mengacu pada keadaan tersebut perusahaan sebaiknya kembali fokus kepada kapabilitas dan sumberdaya perusahaan . Perspektif ini dikenal dengan resource-based view .

Pendekatan resource-based view berpendapat bahwa perusahaan sebaiknya memposisikan dirinya secara strategis berdasarkan keunikan, nilai-nilai perusahaan, serta sumberdaya dan kapabilitas yang sukar ditiru . Strategi organisasi bukan didasarkan pada produk dan jasa yang dihasilkan dari keunikan, nilai-nilai perusahaan, serta sumberdaya dan kapabilitas yang sukar ditiru .

Strategi berdasarkan pendekatan resource-based memungkinkan perusahaan bertahan dalam jangka waktu yang lama dibandingkan pendekatan tradisional misalnya analisis SWOT (Zack, 1999) . Keunggulan kompetitif organisasi akan bertahan lama bila berdasarkan kekuatan yang berasal dari organisasi.

Kritikan terhadap analisis SWOT bukan berarti menunjukkan bahwa analisis tersebut kurang bermanfaat . Analisis SWOT dapat dipergunakan dalam perspektif lain. Analisis SWOT dapat digunakan untuk memetakan kapabilitas dan sumberdaya pengetahuan yang dimiliki organisasi . Dengan pemetaan yang balk, organisasi dapat mengetahui keunggulan Berta mengurangi kelemahan manajemen pengetahuannya sehingga strategi berbasis pengetahuan dapat dibuat berdasarkan manajemen pengetahuan yang dipunyai .

Strategi berbasis pengetahuan, sebenarnya merupakan bentuk pararel dengan analisis SWOT, menjelaskan keseluruhan pendekatan yang dilakukan organisasi untuk mengkaitkan sumberdaya pengetahuan dan kapabilitas yang dipunyai dengan strategi yang dilakukan . Hubungan manajemen pengetahuan dan strategi merupakan  hubungan timbal balik artinya strategi mempengaruhi manajemen pengetahuan sebaliknya manajemen pengetahuan mempengaruhi strategi. Hubungan antara manajemen pengetahuan dan strategi perusahaan seringkali tidaklah sejalan sehingga terdapat perbedaan antara keduanya .

Perbedaan dalam strategi terjadi antara apa yang harus dilakukan organisasi dan apa yang dapat dilakukan organisasi. Perbedaan dalam manajemen pengetahuan terjadi antara apa yang perusahaan harus ketahui dan apa yang perusahaan ketahui.

Untuk memperkecil perbedaan antara manajemen pengetahuan dan strategi, organisasi perlu mencari sumber pengetahuan . Sumber-sumber pengetahuan dapat dicari dan dalam organisasi maupun luar organisasi . Pengetahuan internal organisasi dapat ditemukan dari dokumen, prosedur dan aturan organisasi, perilaku, iklim dan budaya organisasi . Pengetahuan eksternal dapat ditemukan di publikasi-publikasi iltniah, majalah-majalah populer, dan di sekolah-sekolah bisnis .

Pengetahuan yang berasal dari luar organisasi, biasanya lebih abstrak dan dapat diakses pesaing, memberikan pemikiran-pemikiran barn dan segar bagi organisasi serta dapat menjadi pembanding. Beberapa perusahaan telah melakukan penyegaran bagi karyawannya dengan bekerja sama dengan beberapa sekolah bisnis (Program Magister Manajemen) di Indonesia untuk membuka kelas khusus dengan nama perusahaan tersebut.

Kombinasi pengetahuan yang didapat dari luar organisasi dengan pengetahuan dari dalam akan memberikan perspektif barn dalam membuat strategi organisasi atau melakukan eksekusi strategi organisasi yang telah dibuat. Bentuk konkrit yang dilakukan organisasi melalui program-programreward untuk pelanggan, customer care yang merupakan umpan balik pelanggan kepada organisasi sehingga organisasi memperbaiki kektuangan-kekurangan produk/jasa yang dihasilkan.

Strategi organisasi berbasis pengetahuan mensyaratkan keinginan kuat organisasi untuk menambah basis pengetahuan yang dipunyai . Implementasi dan eksekusi strategi organisasi memerlukan kemampuan pengetahuan yang cukup dalam mengoptimalkan pilihan-pilihan strategi yang ada sesuai dengan perkembangan industri, pesaing, dan kapabilitas organisasi .

Kesimpulan ;

• Keberhasilan organisasi dalam memenangkan persaingan dapat di tempuh dengan membuat, dan mengimplementasikan strategi dengan tepat . Manajemen pengetahuan merupakan keunggulan stratejik organisasi diperlukan sebagai modal dasar untuk mendukung strategi organisasi . Organisasi harus secara strategis mengeksplorasi dan mengeksploitasi sumberdaya-sumberdaya pengetahuan dan kapabilitas organisasi yang dimiliki . Eksplorasi dan eksploitasi yang dilakukan organisasi dilakukan dengan dua pendekatan yaitu terhadap anggota organisasi dan organisasi itu sendiri . Organisais harus mampu memotivasi anggotanya untuk mendapatkan tingkat pengetahuan yang lebih tinggi . Sedangkan, eksplorasi dan eksploitasi organisasi dilakukan dengan cara yaitu mengembangkan pemahaman yang sama dan utuh dalam mengukur manajemen pengetahuan, membantu anggota untuk mengenali dan mengidentifikasi kebutuhan pengetahuannya, mempersilahkan anggota untuk berdiskusi dan berdebat mengenai manajemen pengetahuan, mengukur dampat manajemen pengetahuan, memfasilitasi pengetahuan melalui budaya organisasi, dan manajemen pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk dokumen dan data base.
• Manajemen pengetahuan yang inovatif saat ini akan menjadi usang dimasa mendatang. Persaingan akan selalu ketat dimasa mendatang, sehingga organisasi harus terus mengembangkan manajemen pengetahuannya. Organisasi harus memfasilitasi anggotanya untuk selalu mengembangkan diri, sehingga muncul ide-ide kreatif baru dalam produk atau jasa yang dihasilkan . Fasilitas-fasilitas yang dapat diberikan organisasi kepada anggotanya dapat berupa pemberian kesempatan untuk melanjutkan pendidikan, mengikuti pelatihan/seminar yang berkaitan dengan lingkup kerja, berpartisipasi dalam organisasi profesi, pemberian fasilitas kerja yang baik, dan aturan dan prosedur organisasi yang memungkinkan terciptanya ide kreatif .
• Dengan penerapan manajemen pengetahuan sistem , inovasi dan perkembangan institusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus manajemen pengetahuan tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi anggota untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan know ledge masing-masing.
• Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang open source web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management portal dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya sharingculture di organisasi.